会議記録作成規準
第１章 総則
（目的）
第１条 この規準は大会、中会及び小会会議にかかる会議記録の作成に関する一般的事項を定め、会議記録の簡易、明瞭且つ適正な作成を期することを目的とする。
（定義）
第２条 この規準において使用する用語の定義は次のとおりとする。
（１）会議の非公開議員及び構成員以外の傍聴を許さないこと又は特定の種類の議員以外の者の陪席を許さないこと。
（２）会議記録の非公開書記及び議長並びに権限により会議記録を調査する者以外の者の閲覧を許さないこと。
第２章 会議記録の一般的基準
（会議記録の目的）
第３条 会議記録は会議における発言の歴史的記録ではなく、審議事項の法的記録である。
（会議記録の記載事項）
第４条 会議記録に記載すべき事項は原則として次のとおりとする。
（１）会議の成立宣言の時から閉会宣言に至るまでの間の議事について記録すること。
（２）会議の成立宣言に直結する議員の点呼に関する事項は記録すること。
（３）会議に前後する開会礼拝及び閉会礼拝の次第は記録すること。
（４）会議に提出された書面がある場合には当該書面を引用し、「〇〇記載のとおり」等と記録すること。
（５）閉会、休憩等の後になされた発言は記録しないこと。
（６）会議中になされた報告であっても次のもの（議事のひとつとしてなされるものを除く。）は記録しないこと。
イ 個人の消息
ロ 教会の近況
ハ 祈祷の要請
ニ 集会の案内
ホ その他これらに類する事項
（７）開会、閉会、休憩、再開等、議長の着席、退席、交代等及び議員の出席、退席等の時刻は記録すること。
（８）議事又は会議記録を非公開とする議決があったときは、その旨を時刻とともに記録し、当該議事の終了時刻を記録すること。
（９）公開の会議記録には、個人のプライバシー等に関わる事項、個々の地区教会の内情等に関する事項等は記録しないこと。
（会議記録の公開）
第５条 会議記録は原則として公開とする。
（会議記録の作成）
第６条 会議記録は議事終了の日から大会会議にあっては６０日以内、中会会議にあっては３０日以内、小会会議にあっては７日以内にコンピュータを用いた電子データ（以下「電子データ」という。）若しくは手書きによって作成するものとする。
（会議記録の正本）
第７条 電子データにあってはプリントアウトされたものの一部を、手書きによって作成したものにあっては当該作成されたものを会議記録の正本とし、末尾に日付を附して議長及び書記が署名の上、会議記録ファイルに編綴するものとする。
（会議記録の副本）
第８条 書記は、前条の編綴の日から大会にあっては３０日以内、中会にあっては１４日以内、小会にあっては７日以内に全議員に会議記録の副本（会議記録のプリントアウト、コピー、印刷、電子データ等による複製物をいう）を送付しなければならない。
２ 電子データのみにより前項の送付を行う場合は被送付者の個別の承諾を必要とする。
（会議記録の添付物）
第９条 審議又は報告のために会議に提出された書面はすべて会議記録正本の添付物とする。
（会議記録ファイル等の保管等）
第１０条 会議記録ファイルは、会議記録を収録した電子データとともに書記が保管し、書記の交代の際にはこれらを新書記に引き継ぐものとする。
第３章 会議記録の個別的基準
（敬称の記載）
第１１条 人名には敬称として「兄」又は「姉」を附する。
（議員の記録）
第１２条 議員の種類別総数及び出席者の数を明瞭に記録する。
２ 途中出席又は退席の議員については「〇〇兄（又は〇〇姉）〇時〇分出席」等と簡明に記録する。
（選挙の記録）
第１３条 選挙の記録は、選挙方法、投票の回数及び当選者の氏名を記録すれば足りる。
（教職者人事の記録）
第１４条 教職者人事の記録は、重要な事項のみ簡明に記録し、プライバシーの侵害等に注意する。
（報告の記録）
第１５条 報告事項は、原則として書面を引用して記録する。
２ 会議における報告は、会議の各機関又は会議の受託者の報告に限って記録し、それ以外のものは記録しない。
（議事経過の記録）
第１６条 議事の経過は、議案の内容、提案理由の要旨、質疑応答の要旨、修正動議の経緯、採決の結果を簡明に記録する。この際、会議に提出された書面がある場合には当該書面を引用して記録するものとする。
（牧師招聘等の記録）
第１７条 招聘の要旨、理由等及び教会の内情等については記録しない。
（予算決算の記録）
第１８条 予算及び決算に関する議事は重要なもののみを記録し、決議内容を明確に記録する。
（行事計画の記録）
第１９条 行事計画の議事中、議事に直接関係のない諸事項は記録しない。
（発言者の氏名の記録）
第２０条 特に必要があると認める場合を除くほか、発言者の氏名は記録しない。
第４章 会議記録の非公開
（非公開会議の会議記録）
第２１条 非公開とした会議の会議記録は非公開とする。
２ 会議の一部を非公開とした会議にあっては、当該部分の会議記録は非公開とする。
３ 議事の一部を非公開とした会議にあっては、当該部分の会議記録は非公開とする。
（会議記録非公開の決議）
第２２条 会議は、プライバシーその他の個人又は教会の権利の保護、不当又は不正な侵害の回避、その他特にその必要があると認めた場合には会議記録の一部又は全部を非公開とすることができる
２ 前項の決議は、出席議員の３分の２以上の賛成によらなければならない。
（一般的非公開の会議記録）
第２３条 会議記録の次の議事の部分は非公開とする。
（１）教師試験に関する事項
（２）戒規の審理に関する事項
（３）個人の問責に関する事項
（非公開会議記録の作成）
第２４条 非公開の会議記録又はその部分は、正本のみを作成し、副本は作成しない。
（出席議員の閲覧請求権）
第２５条 議員として議事に参加した者は、非公開の会議記録又はその部分の閲覧を請求することができる。
２ 前項の規定により閲覧する者は、筆写、撮影、コピー等会議記録又はその部分を複製する行為をしてはならない
（権限による閲覧請求権）
第２６条 小会の会議記録にあっては中会、中会の会議記録にあっては大会の会議記録調査委員会は、非公開の会議記録又はその部分の閲覧を請求することができる。
（権限による提出請求権）
第２７条 小会の会議記録にあっては中会会議又は大会会議、中会又は大会の会議記録にあっては大会会議が非 公開の会議記録又はその部分に関する事項を特別の議事とする場合にあってその必要があるときには、小会書記、中会書記又は大会書記に対して当該会議記録の 提出を請求することができる。
２ 前項の規定により非公開の会議記録の提出を求めて開催される会議は非公開とする。
附則
１ この規準は、決議した大会会議終結の日（２０００年１１月２４日）から施行する。
２ この規準施行のときに中会会議調査委員会規則（中会記録調査委員会規則）は廃止する。
３ この規準は、大会会議終結の日から施行する。（２０１５年１１月２３日）一部改正